Có thể nói quyết định thành lập công ty là một quyết định rất quan trọng, đặc biệt là với người mới khởi nghiệp.
Khi bạn đã đi đến quyết định thành lập công ty thì đó là lúc bạn cần quan tâm tới các thủ tục pháp lý cho việc xin giấy phép thành lập công ty. Hiện nay thủ tục pháp lý, hồ sơ cần thiết để thành lập công ty đã khá đơn giản, thời gian từ khi nộp hồ sơ tới khi cấp giấy đăng ký kinh doanh không còn dài, tạo điều kiện dễ dàng hơn cho nhà đầu tư. Trong quá trình làm hồ sơ nếu có thắc mắc bạn có thể liên hệ với Việt Luật để được tư vấn thành lập công ty, giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn.
Dưới đây là một số điều bạn cần biết khi
thành lập công ty.
1/ Tư vấn về ngành nghề kinh doanh
Xác định được ngành nghề kinh doanh cho công ty rất quan trọng vì ngoài thủ tục đăng ký kinh doanh thông thường, ở một số loại ngành nghề, các nhà đầu tư còn phải xin thêm giấy phép kinh doanh, phải có chứng chỉ hành nghề, hoặc phải đáp ứng thêm một số điều kiện đặc thù của ngành nghề đó mà pháp luật quy định cũng như phải thực hiện đúng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
Hiện nay pháp luật công ty quy định ba loại hình của ngành nghề kinh doanh chính mà đòi hỏi nhà đầu tư phải thỏa mãn thêm một số yêu cầu đối với việc đăng ký kinh doanh, đó là: (i) các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, (ii) các ngành, nghề kinh doanh phải có vốn pháp định, và (iii) các ngành, nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề.
Với các ngành, nghề hoạt động kinh doanh có điều kiện như nêu ở (i) thì tùy từng ngành, nghề kinh doanh mà công ty sẽ được yêu cầu phải: (i) xin giấy phép kinh doanh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho ngành nghề kinh doanh đó (ví dụ như đối với ngành sản xuất phim, công ty phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh do Cục Điện ảnh cấp trước khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh); hoặc (ii) đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm; quy định về phòng cháy, chữa cháy, trật tự xã hội, an toàn giao thông và quy định về các yêu cầu khác đối với hoạt động kinh doanh tại thời điểm thành lập và trong suốt quá trình hoạt động của công ty (ví dụ như kinh doanh vũ trường, karaoke).
Với ngành nghề hoạt động kinh doanh phải có vốn pháp định như nêu ở (ii) ở trên (ví dụ như kinh doanh bất động sản phải có vốn pháp định 6 tỉ đồng, dịch vụ đòi nợ phải có vốn pháp định 2 tỉ đồng), các nhà đầu tư phải chuẩn bị văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (cụ thể là xác nhận của ngân hàng).
Với ngành nghề hoạt động kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề như nêu ở (iii), ví dụ như kinh doanh dịch vụ pháp lý, kiểm toán, kế toán, thì tùy theo từng loại hình công ty mà chủ sở hữu hoặc người quản lý công ty phải có chứng chỉ hành nghề.
Do đó, việc xác định ngành nghề kinh doanh là rất quan trọng cho các nhà đầu tư. Nhà đầu tư phải chắc chắn là mình có thể thỏa mãn các điều kiện pháp lý để có thể xin được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trước thay vì lo tập trung cho các công việc khác mà phải tốn kém chi phí, như việc đặt cọc thuê nhà, thuê mướn nhân viên) rồi cuối cùng nhận ra là mình chưa đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
2. Cần xác định nguồn vốn điều lệCác nhà đầu tư cũng cần xác định rõ loại tài sản nào mà nhà đầu tư sẽ dùng để góp vốn thành lập công ty.
Riêng đối với tài sản góp vốn không phải là tiền việt nam đồng, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được các chuyên gia, thành viên, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp để xác định giá, làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế, báo cáo tài chính của công ty.
Các nhà đầu tư cần thiết phải trao đổi với nhau để thống nhất phương thức định giá và tổ chức định giá trước khi thành lập công ty hay thậm chí là tự thỏa thuận định giá với nhau - và có thể đưa vào trong hợp đồng/thỏa thuận thành lập công ty (xem phần 6 bên dưới).
Việc này nhằm tránh trường hợp sau khi công ty được thành lập xong, nhưng các bên không thỏa thuận được với nhau về phương thức định giá hay tổ chức định giá hoặc là giá trị của tài sản góp vốn, gây đình trệ hoạt động kinh doanh của công ty.
3. Cần xác định số lượng thành viên góp vốn và loại hình công tySố lượng các thành viên góp vốn cũng ảnh hưởng đến loại hình công ty và cơ cấu tổ chức của công ty sau này.
Trong trường hợp chỉ có một nhà đầu tư duy nhất, loại hình công ty sẽ có thể là công ty tư nhân với cơ chế quản lý là chủ công ty, hay là công ty TNHH một thành viên đối với trường hợp nhà đầu tư là tổ chức với cơ chế quản lý có thể là hội đồng thành viên (nếu có từ hai người đại diện theo ủy quyền trở lên) hay chủ tịch công ty (nếu chỉ có một người đại diện theo ủy quyền) hay chủ tịch công ty nếu nhà đầu tư là cá nhân.
Trong trường hợp có từ hai nhà đầu tư trở lên thì các nhà đầu tư sẽ phải chọn lựa giữa việc thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên (có hội đồng thành viên) hay công ty cổ phần (có hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông).
Mỗi loại hình công ty và cơ cấu quản lý có những thuận lợi (ví dụ như thay đổi cổ đông sở hữu dưới 5% tổng số cổ phần của công ty cổ phần không phải thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hay công ty cổ phần có thể phát hành trái phiếu công ty, chỉ cần một nhà đầu tư là đã có thể
thành lập công ty TNHH 1 thành viên và 2 thành viên) và những khó khăn (ví dụ như
công ty cổ phần thì các cổ đông sáng lập không được chuyển nhượng cổ phần trong ba năm đầu thành lập, công ty cổ phần phải có tối thiểu nhất ba cổ đông sáng lập trở lên, lương trả cho chủ công ty tư nhân không được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ của công ty tư nhân).
Do đó, các nhà đầu tư cần phải biết trước để chọn lựa loại hình công ty và cơ cấu quản lý cho phù hợp. Chọn lựa sai có thể tạo sức ỳ, là lực cản tăng trưởng hay thậm chỉ làm cho công ty bị phá sản.
4. Cần lựa chọn tên cho công tyĐặt tên cho công ty cũng như đặt tên cho đứa con tinh thần của mình. Nó là thương hiệu của công ty, mà từ nó có thể mang đến thành công hay thất bại cho công ty. Hiện tại luật pháp cho phép đặt tên cho công ty có thể là tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu có), tên viết tắt.
Tuy nhiên, việc chọn tên cho công ty cần phải đáp ứng một số quy định cũng như không được trùng với tên của những công ty cùng ngành nghề đã đăng ký trước đó trong phạm vi toàn quốc.
5. Cần xác định địa điểm kinh doanh của công ty Địa điểm kinh doanh của công ty bao gồm địa điểm trụ sở chính của công ty thành lập và cả địa điểm của các cơ sở kinh doanh của công ty (nếu có). Mặc dù quy định về đăng ký kinh doanh được áp dụng thống nhất theo Luật công ty 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành, tuy nhiên trên thực tế, xuất phát từ đặc thù riêng biệt mà ở địa phương có thể có những hạn chế, hoặc những điều kiện nhất định mà công ty ở đó phải tuân theo.
Ví dụ, gần đây Sở Giao thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh đang cho lấy ý kiến một số sở, ngành có liên quan trước khi trình UBND thành phố chính thức ban hành danh mục các tuyến đường, đoạn đường, hay thậm chí cả một khu vực tạm ngưng không cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh các hình thức dịch vụ, thương mại tập trung đông người như các nhà hàng hay siêu thị, trung tâm tiệc cưới.
Do vậy, việc kiểm tra xem địa điểm kinh doanh dự kiến có được cơ quan cấp phép địa phương chấp thuận hay không trước khi thương lượng thuê nhà cũng rất quan trọng mà nhà đầu tư cần lưu tâm trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
6. Cần có hợp đồng/thỏa thuận thành lập công tyHợp đồng/thỏa thuận thành lập công ty là hết sức quan trọng và cần thiết đối với trường hợp công ty do nhiều nhà đầu tư tham gia. Tuy vậy hiện nay, chỉ đối với loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư trong nước và nhà đầu tư nước ngoài thì hợp đồng liên doanh mới được yêu cầu phải có trong hồ sơ đăng ký kinh doanh mà thôi.
Tuy nhiên, ngay cả với những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không có yêu cầu thì các nhà đầu tư cũng nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập công ty để có thể xác định quyền và nghĩa vụ của từng nhà đầu tư, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.
Hợp đồng hoặc thỏa thuận này sẽ bao gồm những quyền và nghĩa vụ của từng bên trong quá trình chuẩn bị thành lập công ty cho đến khi bắt đầu tiến hành đăng ký kinh doanh và ở giai đoạn công ty mới thành lập, xử lý các trường hợp công ty không thể thành lập được... hay những vấn đề mà điều lệ mẫu của cơ quan cấp phép của địa phương không quy định (ví dụ như các thỏa thuận chuyển nhượng vốn giữa các thành viên góp vốn, các cổ đông sáng lập trong tương lai; vấn đề bảo mật thông tin giữa các nhà đầu tư; những cam kết riêng lẻ về những vấn đề hợp tác đầu tư giữa các bên trong tương lai...).
Nói tóm lại, tùy từng trường hợp riêng biệt của nhà đầu tư mà những công việc pháp lý (như được nêu ở trên) cần chuẩn bị trước khi đăng ký kinh doanh. Dành thời gian tìm hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng của nhà đầu tư trong giai đoạn này sẽ giúp cho việc tiến hành đăng ký kinh doanh sau đó được thuận lợi hơn rất nhiều và tránh được những sự từ chối hoặc yêu cầu bổ sung và chỉnh sửa từ cơ quan đăng ký kinh doanh, tiết kiệm được thời gian hay công sức và tiền bạc để công ty có thể nhanh chóng đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Nếu có bất kỳ thắc mắc gì quý khách xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất !
CÔNG TY TƯ VẤN VIỆT LUẬT
Địa chỉ: P401 số 126 phố Chùa Láng - Đống Đa - Hà Nội
Điện thoại: 0965 999 345
Email: congtyvietluathanoi@gmail.com
Giải trình với cơ quan thuế
